Aviso de privacidad y protección de datos personales
Este aviso se emite de conformidad con la Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su Reglamento y las demás normas aplicables en Costa Rica.
Su propósito es explicarle, de manera sencilla:
- qué información personal se utiliza;
- por qué se necesita;
- para qué se utiliza;
- quién puede consultarla;
- cómo se protege;
- y qué derechos tiene usted sobre esa información.
¿Quién es responsable de la información?
El Colegio Técnico Profesional Costarricense, por medio de su Dirección, es responsable de determinar qué información personal necesita para cumplir sus funciones educativas e institucionales y para qué se utiliza esa información.
La empresa SINAPTECH MME R.L. proporciona la plataforma SICORE y presta los servicios tecnológicos necesarios para su funcionamiento. Como parte de este servicio, puede almacenar, procesar o custodiar información por cuenta del centro educativo, únicamente para las funciones autorizadas y de acuerdo con las obligaciones de confidencialidad y seguridad correspondientes.
Para mantener SICORE disponible en Internet pueden utilizarse empresas especializadas en servicios tecnológicos y alojamiento de información. Estos proveedores deben utilizar la información únicamente para prestar los servicios contratados y aplicar las medidas de seguridad que correspondan.
En términos sencillos:
- el centro educativo decide qué información necesita y para qué la utiliza;
- SINAPTECH MME R.L. proporciona y administra tecnológicamente SICORE;
- los proveedores tecnológicos contratados proporcionan la infraestructura necesaria para que el sistema funcione.
El uso de estos servicios tecnológicos no autoriza la venta, comercialización ni utilización de los datos personales para fines diferentes de los indicados en este aviso.
Datos de contacto del centro educativo
Persona directora: Nicolás Fernández León
Dirección: 25 sur y 75 oeste del Templo Católico
Correo electrónico: ctp.lolo@gmail.com
Teléfono: 22222222
¿Qué información se utiliza?
SICORE contiene información personal necesaria para apoyar los procesos educativos y administrativos del centro.
Dependiendo de cada estudiante y del servicio utilizado, esta información puede incluir:
- nombre y otros datos de identificación;
- información de contacto;
- información de las personas encargadas o representantes;
- información de matrícula;
- nivel, sección, especialidad u otra información académica;
- evaluaciones y calificaciones;
- asistencia, ausencias y llegadas tardías;
- información relacionada con convivencia y conducta;
- apoyos y servicios educativos;
- comunicaciones relacionadas con el proceso educativo;
- fotografías, cuando sean necesarias para un servicio institucional autorizado;
- y otra información que resulte necesaria para cumplir una obligación educativa, administrativa o legal.
Parte de esta información se entrega durante la matrícula y otros trámites del centro educativo.
Otra parte se genera durante el proceso educativo. Por ejemplo, las calificaciones, registros de asistencia o información relacionada con la vida estudiantil.
Cuando determinada información, por su naturaleza, requiera una protección especial, solamente podrá ser utilizada cuando exista una razón educativa o legal que lo permita y deberán aplicarse mayores medidas de confidencialidad.
¿Para qué se utiliza la información?
Los datos personales se utilizan únicamente para finalidades relacionadas con la prestación del servicio educativo y la gestión del centro.
Entre estas finalidades se encuentran:
- realizar y mantener actualizados los procesos de matrícula;
- identificar correctamente a los estudiantes y sus personas encargadas;
- registrar y consultar evaluaciones y calificaciones;
- registrar asistencia, ausencias y llegadas tardías;
- dar seguimiento al proceso educativo;
- registrar y atender situaciones relacionadas con convivencia estudiantil;
- gestionar apoyos y servicios educativos;
- facilitar la comunicación entre el centro educativo, los estudiantes y las personas encargadas;
- elaborar documentos, constancias y reportes institucionales;
- administrar usuarios y permisos de acceso a SICORE;
- cumplir obligaciones administrativas y educativas;
- atender requerimientos establecidos por el Ministerio de Educación Pública u otras autoridades cuando exista fundamento legal;
- y prestar otros servicios institucionales directamente relacionados con la educación.
Los datos no serán utilizados para fines distintos de aquellos para los cuales fueron recopilados, salvo que exista una autorización válida de la persona titular o de su representante, o que una norma permita o exija ese tratamiento.
¿Todos los datos son obligatorios?
No.
Algunos datos son necesarios para realizar la matrícula, mantener el expediente educativo, identificar correctamente al estudiante o brindar servicios propios del centro educativo.
Cuando un dato sea obligatorio, el centro educativo deberá poder explicar:
- por qué se solicita;
- para qué se necesita;
- qué norma, procedimiento o necesidad educativa lo justifica;
- y qué consecuencia podría existir si no se proporciona.
Cuando proporcionar un dato sea opcional, deberá indicarse claramente.
La persona no deberá ser obligada a autorizar usos opcionales de sus datos como condición para recibir los servicios educativos a los que tenga derecho.
¿Quién puede consultar la información?
La información personal no es de acceso público.
Solamente puede ser consultada por las personas que necesiten utilizarla para cumplir sus funciones.
Dependiendo de sus responsabilidades, pueden tener acceso:
- la Dirección;
- personal administrativo autorizado;
- personal de Orientación;
- asistentes administrativos;
- docentes;
- y otras personas funcionarias que requieran determinada información para cumplir una función institucional.
No todas las personas usuarias de SICORE pueden consultar toda la información.
El acceso debe limitarse a la información necesaria para las funciones de cada persona.
Las personas encargadas o representantes pueden consultar la información correspondiente a los estudiantes que legalmente representan, según las reglas establecidas por el centro educativo.
Toda persona que tenga acceso a información personal debe utilizarla únicamente para las funciones que le corresponden y mantener su confidencialidad.
¿Se comparte información con otras personas o instituciones?
La información personal no será vendida ni comercializada.
Puede comunicarse información a otras instituciones o autoridades cuando:
- exista una obligación legal;
- sea necesario para prestar un servicio educativo autorizado;
- exista una solicitud válida de una autoridad competente;
- sea necesario para cumplir funciones propias del sistema educativo;
- o exista una autorización válida de la persona titular o de su representante cuando esta sea requerida.
Cuando SICORE utilice proveedores tecnológicos para prestar el servicio, dichos proveedores solamente podrán tratar la información necesaria para cumplir la función contratada.
El uso de un proveedor tecnológico para almacenar o procesar información por cuenta del responsable no significa, por sí mismo, que los datos hayan sido cedidos para que dicho proveedor los utilice para sus propias finalidades.
Autorizaciones y consentimiento
Aceptar o confirmar la lectura de este aviso no significa que usted autoriza cualquier uso de sus datos personales.
Este aviso tiene como finalidad informarle sobre el tratamiento de información que se realiza dentro de SICORE y de los procesos educativos relacionados.
Cuando una actividad requiera una autorización específica, esta deberá solicitarse por separado.
Una autorización debe indicar claramente para qué se solicita y qué información será utilizada.
Cuando una persona actúe en representación de otra, únicamente podrá otorgar autorizaciones para aquellos asuntos sobre los cuales tenga representación válida.
Cuando el tratamiento de determinados datos se base exclusivamente en una autorización voluntaria, dicha autorización podrá ser retirada posteriormente, sin afectar lo realizado válidamente antes de su retiro ni las obligaciones legales que requieran conservar determinada información.
Fotografías, videos y publicaciones
Aceptar este aviso no autoriza automáticamente al centro educativo, a SICORE ni a sus proveedores a publicar fotografías, videos, nombres u otra información personal.
Cuando sea necesaria una autorización para publicar información en:
- redes sociales;
- páginas web públicas;
- medios de comunicación;
- materiales promocionales;
- publicaciones institucionales;
- cuadros de honor;
- u otros medios de difusión opcional,
la autorización deberá solicitarse de forma separada cuando así corresponda.
Negarse a autorizar una publicación opcional no debe impedir el acceso del estudiante a los servicios educativos.
¿Durante cuánto tiempo se conserva la información?
La información se conservará únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fue obtenida y las obligaciones educativas, administrativas, documentales o legales correspondientes.
No todos los datos se conservan durante el mismo tiempo.
Algunos documentos educativos forman parte de registros oficiales y pueden estar sujetos a períodos especiales de conservación o conservación permanente.
Por esta razón, dejar de utilizar SICORE o solicitar el cierre de una cuenta no significa necesariamente que pueda eliminarse todo el expediente educativo.
Cuando ya no exista una razón válida para conservar un dato y no haya una obligación legal que exija mantenerlo, deberá aplicarse el procedimiento correspondiente para su eliminación, bloqueo o tratamiento adecuado.
¿Cómo se protege la información?
El centro educativo y los proveedores tecnológicos que participen en la prestación de SICORE deben adoptar medidas administrativas y tecnológicas razonables para proteger los datos personales.
Estas medidas buscan evitar, entre otras situaciones:
- accesos por personas no autorizadas;
- pérdida de información;
- modificación indebida;
- divulgación no autorizada;
- destrucción accidental;
- y utilización para finalidades distintas de las autorizadas.
Las personas con acceso a información personal tienen el deber de mantener su confidencialidad incluso cuando dejen de desempeñar las funciones que justificaban ese acceso.
Por razones de seguridad, este aviso no publica detalles sobre la infraestructura tecnológica de SICORE, configuraciones internas, direcciones de sistemas, rutas de archivos, credenciales, mecanismos de autenticación, controles internos ni otros datos técnicos cuya divulgación pudiera facilitar ataques o accesos no autorizados.
Esta información puede existir en documentación interna de seguridad sin necesidad de ser publicada en este aviso.
Sus derechos sobre los datos personales
La Ley N.° 8968 reconoce derechos que le permiten conocer y controlar el tratamiento de sus datos personales.
Estos derechos son gratuitos.
Derecho de acceso
Usted puede solicitar conocer si el centro educativo mantiene información personal sobre usted o sobre una persona que legalmente representa.
Puede solicitar información sobre:
- qué datos se mantienen;
- de dónde fueron obtenidos;
- para qué se utilizan;
- qué uso se les ha dado;
- y a quiénes se han comunicado cuando corresponda.
La respuesta debe ser clara y comprensible.
Derecho de rectificación
Si encuentra información que sea incorrecta, incompleta o desactualizada, puede solicitar su corrección o actualización.
Por ejemplo:
- un nombre registrado incorrectamente;
- un número telefónico que cambió;
- una dirección de correo incorrecta;
- o cualquier otro dato registrado de forma equivocada.
Cuando sea necesario, el centro puede solicitar documentación que permita comprobar la modificación solicitada.
Derecho de supresión
Puede solicitar la eliminación de datos personales cuando corresponda legalmente, por ejemplo cuando hayan sido tratados de manera contraria a la normativa o ya no exista una razón válida para mantenerlos.
Este derecho no significa que todos los registros puedan eliminarse a solicitud de la persona.
Algunos datos deben conservarse porque forman parte del expediente educativo o porque existe una obligación administrativa, documental o legal.
Si una solicitud de eliminación no puede ser atendida total o parcialmente, el centro deberá indicar el motivo.
Derecho sobre la comunicación o cesión de sus datos
Como regla general, una persona tiene derecho a conocer y decidir sobre la cesión de sus datos personales cuando la ley requiera su consentimiento.
Cuando una comunicación de datos sea necesaria por disposición legal o corresponda a alguna de las excepciones permitidas por la normativa, podrá realizarse dentro de los límites establecidos por dicha normativa.
El uso de proveedores que procesen información únicamente por cuenta del centro educativo para prestar SICORE no constituye por sí mismo autorización para que dichos proveedores utilicen los datos para otros fines.
Derecho a retirar una autorización
Cuando el uso de información dependa exclusivamente de una autorización voluntaria, usted puede solicitar retirar esa autorización.
Por ejemplo, esto puede aplicarse a determinadas publicaciones opcionales.
El retiro de una autorización no afecta los tratamientos realizados válidamente antes de dicho retiro ni obliga a eliminar información que deba conservarse por una obligación educativa o legal.
¿Cómo puede ejercer sus derechos?
Puede presentar gratuitamente una solicitud ante la Dirección del centro educativo:
- personalmente;
- mediante el correo electrónico indicado en este aviso;
- o por cualquier otro medio que el centro habilite oficialmente para este propósito.
Para proteger la información, el centro podrá solicitar los datos necesarios para comprobar la identidad de la persona solicitante.
Si presenta la solicitud en representación de otra persona, también deberá demostrar que cuenta con representación o autorización suficiente.
La solicitud debe indicar, en la medida de lo posible:
- el nombre de la persona solicitante;
- el derecho que desea ejercer;
- los datos sobre los cuales realiza la solicitud;
- qué desea consultar, corregir o eliminar;
- y un medio para recibir la respuesta.
El ejercicio de estos derechos es gratuito.
De conformidad con el artículo 7 de la Ley N.° 8968, el responsable deberá resolver la solicitud en el sentido que corresponda en un plazo de cinco días hábiles contado a partir de su recepción.
Cuando una solicitud no pueda atenderse en los términos solicitados, deberá informarse la razón correspondiente.
¿Qué puede hacer si considera que sus derechos no fueron respetados?
Si considera que sus datos personales han sido utilizados incorrectamente o que una solicitud relacionada con sus derechos no fue atendida conforme a la normativa, puede solicitar la revisión del caso ante la Dirección del centro educativo.
También puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) mediante los procedimientos establecidos por esa institución.
PRODHAB es la autoridad costarricense encargada de velar por el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales.
Servicios tecnológicos utilizados
Para prestar SICORE pueden utilizarse servicios tecnológicos externos necesarios para funciones como:
- alojamiento y almacenamiento de la información;
- comunicaciones institucionales;
- identificación y autenticación de personas usuarias;
- respaldo y recuperación de información;
- y otros servicios necesarios para el funcionamiento de la plataforma.
La utilización de estos servicios debe respetar las finalidades establecidas en este aviso y las obligaciones de seguridad y confidencialidad correspondientes.
Por razones de seguridad informática, no se publican en este aviso los nombres técnicos de servidores, direcciones de red, ubicaciones detalladas de infraestructura, configuraciones, versiones de software, mecanismos internos de autenticación, métodos de respaldo ni otra información que pueda facilitar un ataque contra SICORE.
Registro de la presentación de este aviso
Para poder demostrar que la información sobre privacidad fue presentada a la persona usuaria, SICORE puede registrar:
- que este aviso fue mostrado;
- la versión del aviso presentada;
- la decisión registrada por la persona usuaria;
- la fecha y hora de esa decisión;
- y los datos mínimos necesarios para vincular ese registro con la cuenta correspondiente.
Este registro se utiliza como evidencia de que la información fue presentada y no significa, por sí solo, que la persona haya autorizado tratamientos opcionales de datos.
¿Qué sucede si no confirma la lectura del aviso?
Para ingresar a determinados módulos de SICORE puede ser necesario confirmar que este aviso fue presentado y leído.
No realizar esta confirmación puede impedir temporalmente el ingreso a las funciones internas de la plataforma que requieren dicha constancia.
Sin embargo, no confirmar la lectura del aviso:
- no elimina la matrícula del estudiante;
- no elimina su expediente educativo;
- no significa renunciar a sus derechos;
- no autoriza ningún tratamiento adicional;
- y no impide solicitar atención directamente al centro educativo por los medios disponibles.
Confirmación
Al seleccionar la opción correspondiente, usted confirma que tuvo acceso a este aviso y que fue informado sobre:
- qué información personal se utiliza;
- para qué se utiliza;
- quién puede acceder a ella;
- cómo puede ser tratada;
- y cuáles son sus derechos conforme a la Ley N.° 8968.
Esta confirmación no constituye una autorización general para cualquier uso de sus datos personales.
Las autorizaciones que legalmente requieran un consentimiento específico deberán solicitarse por separado.